入居時の状態を正確に記録しておくことが、退去時のトラブル回避につながります。立ち会いでチェックすべきポイント、写真撮影の方法、書面記録の重要性を解説します。
はじめに
賃貸物件の退去トラブルで最も多いのが「原状回復費用の負担範囲」を巡る争いです。入居時にあった傷や汚れが、退去時に「入居者の責任」とされ、敷金から差し引かれるケースが少なくありません。これを防ぐ最大の方法が、入居時の状態を写真と書面で正確に記録することです。本記事では、入居立ち会いでのチェックポイント、写真撮影のコツ、書面記録の作成方法を解説します。
入居立ち会いでのチェックポイント
入居立ち会いは、不動産会社や貸主の立会人と一緒に新居の状態を確認する重要な手続きです。所要時間は30分〜1時間程度で、室内全体の状態を細かくチェックします。確認すべき項目は、(1)床の傷・汚れ・凹み、(2)壁・天井のクロスの傷・汚れ・剥がれ、(3)建具(ドア・引き戸・襖)の動作・傷、(4)窓・サッシ・網戸の状態、(5)水回り(キッチン・浴室・洗面所・トイレ)の汚れ・カビ・水漏れ、(6)設備機器(エアコン・換気扇・給湯器・コンロ)の動作確認、(7)コンセント・スイッチ・照明の動作、(8)収納部分(クローゼット・押入れ)の状態、(9)バルコニー・玄関の状態、(10)鍵・ドアロックの動作、の10項目です。チェック中に気になる箇所があれば、その場で立会人に伝え、書面に記載してもらいましょう。「入居時から存在した瑕疵」として記録に残れば、退去時の責任を問われません。北海道の物件では、結露によるカビ跡や、暖房による壁の汚れも特有のチェックポイントです。
写真撮影のコツと記録方法
写真記録は、立ち会い当日から3日以内に行うのがおすすめです。スマートフォンで十分ですが、以下のコツを意識すると証拠力が高まります。第一に「全体写真と部分写真の両方を撮る」ことです。部屋全体を四隅から撮影し、その後気になる箇所をクローズアップします。これにより、傷や汚れの位置が後から特定しやすくなります。第二に「日付情報を残す」ことです。スマートフォンの撮影日時データを必ず確認し、削除しないようにしましょう。可能なら、その日の新聞を一緒に写し込むと、撮影日の証拠が明確になります。第三に「光の条件を変えて撮る」ことです。明るい時間帯の自然光、夜間の照明下、フラッシュありとなしで撮影すると、状態の見え方が変わり、後から見落とした傷を発見できる場合があります。第四に「特に重要な箇所を重点撮影する」ことです。床のキズ、壁の汚れ、水回りのシミ、サッシのカビ、エアコン内部、コンセント周りなど、退去時に争点になりやすい箇所は念入りに撮影します。撮影した写真は、クラウドストレージ(Googleフォト、iCloud、Dropboxなど)にバックアップして、入居期間中も保管しましょう。プリントアウトして紙ベースの記録としても保管すると、より安心です。
書面記録と入居時報告書
写真記録に加えて、書面での記録も極めて重要です。入居立ち会い時には「入居時室内状況確認書」「入居時報告書」などの書類が用意されます。立ち会い時に発見した瑕疵を、立会人と一緒に書面に記入していきます。記入時のポイントは、(1)具体的に書く(「壁の汚れ」ではなく「リビング南側壁面、床から60cmの位置に直径3cmの汚れ」)、(2)場所を明確にする(部屋名・方角・寸法)、(3)状態を客観的に表現する(「ひどい」ではなく「3cm×5cmの剥がれ」)、(4)立会人のサイン・押印をもらう、の4点です。記入した書面は、コピーを必ず受け取り、入居期間中保管します。仮に書面が用意されていない場合は、自分で作成して立会人にサインをもらいましょう。退去時には、入居時の書面・写真と、退去時の状態を比較して、原状回復費用の負担範囲を判断します。入居時に存在した瑕疵は、入居者の責任ではないことが客観的に証明できます。国土交通省のガイドラインでも、「賃借人の故意・過失による損耗以外は、原則として賃借人の負担にならない」と明示されており、入居時記録は重要な証拠となります。
まとめ
入居時の状態記録は、退去時のトラブル回避に直結する重要な手続きです。立ち会いでの確認、写真撮影、書面記録の3点をしっかり押さえることで、退去時に不当な原状回復費用を請求されるリスクを大幅に減らせます。手間を惜しまず、入居3日以内に記録作業を完了させましょう。苫小牧市内の不動産会社でも、入居立ち会いと書面記録の習慣は広く浸透しています。地元の信頼できる不動産会社と協力しながら、丁寧な入居手続きを進めてください。
この記事は北海道苫小牧市の不動産仲介会社「バナナハウス株式会社」のコラムです。住宅の購入・売却・賃貸についてご相談はお気軽にお問い合わせください。
